Một khách sạn 4 – 5 sao mở ra và đi vào hoạt động đồng nghĩa với việc vận hành khối lượng công việc rất lớn. Trong đó, mỗi bộ phận phòng ban, mỗi vị trí lại có nhiệm vụ và chức năng riêng biệt. Tuy nhiên, nếu khách sạn xây dựng được nền móng cơ cấu tổ chức tốt thì mọi hoạt động sẽ diễn ra ổn định và hiệu quả.
Các quản lý cấp cao (Nguồn ảnh Internet)
Bộ phận quản lý cấp cao
– Các quản lý cấp cao trong khách sạn bao gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Trợ lý Tổng Giám đốc. Đối với các khách sạn quy mô lớn thì sẽ có thêm các vị trí phụ hỗ trợ cho 2 vị trí này (như: Giám đốc Điều hành, Tổng thư ký, Trợ lý…)
– Tổng Giám đốc (General Manager – GM): là người đứng đầu chịu mọi trách nhiệm về tất cả hoạt động và doanh thu của khách sạn. Người cùng với ban Giám đốc và Hội đồng quản trị sẽ đưa ra định hướng, chiến lược phát triển. Tổng Giám đốc sẽ có nhân viên Thư ký riêng để hỗ trợ công việc.
– Phó Tổng Giám đốc (Assistant Manager – AM): là người hỗ trợ cho Tổng Giám đốc điều hành các hoạt động của khách sạn, thay mặt đưa ra các quyết định khi Tổng Giám đốc vắng mặt. Phó Tổng Giám đốc thường sẽ phụ trách các vấn đề liên quan đến các chính sách, phúc lợi, đưa ra các quyết định cuối cùng về khen thưởng, xử phạt nhân viên.
Giám đốc các khối/ phòng ban
Các vị trí cụ thể tiêu biểu như: Giám đốc khối Dịch vụ phòng (Room Division Manager), Giám đốc khối Ẩm thực (Director Food & Beverage), Giám đốc khối Kinh doanh (Director Sales&Marketing)… Khái niệm này thường xuất hiện ở các khách sạn quy mô lớn từ 4 sao trở lên dành cho những người quản lý một khối/ phòng ban/ lĩnh vực lớn.
Họ là những người đề ra các quy trình công việc, giải quyết các vấn đề xảy ra, đảm bảo mọi hoạt động xuyên suốt trong khối/ phòng ban của mình, chịu trách nhiệm và báo cáo cuối cùng đến các bậc quản lý cấp cao.
Trưởng/ Quản lý các bộ phận
Họ là những người quản lý một bộ phận cụ thể ví dụ như: Trưởng bộ phận Nhà hàng (Restaurant Manager), Trưởng bộ phận Lễ tân (Front Office Manager), Trưởng bộ phận Buồng phòng (Housekeeping Manager)… Ở các khách lớn thì họ có trách nhiệm báo cáo công việc tới cấp Giám đốc khối/ phòng ban.
Các khối/ phòng ban trong khách sạn
Khối kinh doanh và tiếp thị (Sales & Makerting)
Có trách nhiệm khai thác, tìm kiếm các nhóm khách hàng về cho khách sạn, là bộ phận thiết yếu mang lại doanh thu cho khách sạn.
Mỗi nhân viên kinh doanh thường sẽ chịu trách nhiệm một lĩnh vực riêng như: dịch vụ phòng ở (khách đoàn, khách lẻ); dịch vụ tiệc, hội nghị, họp hành, ăn uống trong và ngoài khách sạn.
Nhân viên tiếp thị có nhiệm vụ lên các kế hoạch liên quan đến việc quảng bá hình ảnh, sự kiện của khách sạn, thu thập các thông tin về các nhóm đối tượng khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
Khối dịch vụ Ẩm thực (Food & Beverage)
Bao gồm tất cả các bộ phận cung cấp các dịch vụ ăn uống đảm bảo chất lượng, vệ sinh trong toàn khách sạn từ các khu vực công cộng (sảnh, nhà hàng…); bữa ăn tại phòng; đến các buổi tiệc, hội nghị, hội thảo. Ở các khách sạn lớn Ẩm thực được chia thành các bộ phận nhỏ hơn như Yến tiệc (Banquet), Nhà hàng (Restaurant), quầy Bar và Bếp (Kitchen) phối hợp với nhau cùng vận hành. Đây là bộ phận mang lại nguồn doanh thu lớn thứ 2 cho khách sạn sau buồng phòng.
Bộ phận Dịch vụ phòng
Gồm có 2 bộ phận nhỏ là Tiền sảnh và Quản gia chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các dịch vụ liên quan đến việc ở của khách.
Tiền sảnh: ngoài việc đảm nhận các hoạt động ở tiền sảnh (nhận – trả khách, chào đón, giới thiệu, nhận đặt phòng, tổng đài…) nhân viên lễ tân còn là người kết nối, chuyển các yêu cầu khách tới bộ phận có liên quan. Bên cạnh đó, hiện nay bộ phận Tiền sảnh còn được các bộ phận nhỏ hơn: Đặt phòng (Reservation), Lễ tân (Receptionist), Tổng đài (Operator), Hành lý và Trực cửa (Bellman, Doorman/Doorgirl)…
Quản gia: họ là những người đảm nhận việc đảm bảo chất lượng buồng phòng mà khách sạn cung cấp cho khách, cũng như đảm bảo sự sạch sẽ trong khách sạn và các khu vực xung quanh.
Nhân viên lễ tân đóng vai trò kết nối khách hàng với các bộ phận khác trong khách sạn (Nguồn: Internet)
Bộ phận Tài chính – Kế toán
Có trách nhiệm theo dõi, xử lý, giữ sự cân bằng trong tất cả các hoạt động tài chính của khách sạn; đảm bảo tuân thủ các quy định về tài chính của pháp luật và ban Giám đốc; phụ trách các vấn đề thu chi (tiền lương, hàng hoá…). Ngoài ra, bộ phận này còn đảm đương trách nhiệm thu mua, lưu giữ, cung cấp đầy đủ cho tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày trong khách sạn.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự
Có trách nhiệm trong việc tuyển dụng nhân viên cũng như các chương trình đào tạo, định hướng đào tạo, mối quan hệ giữa các nhân viên, tiền lương, quan hệ lao động và phát triển nguồn nhân lực.
Bộ phận Kỹ thuật
Có trách nhiệm sửa chữa, bảo trì và bảo dưỡng tòa nhà Khách sạn và các phương tiện bên trong, thực hiện chương trình bảo dưỡng định kỳ. Chương trình này được thiết lập để đánh giá các hư hỏng có thể phát sinh đối với các trang thiết bị và máy móc để đảm bảo rằng chúng không bị hỏng hóc, bằng cách duy trì chúng trong tình trạng hoạt động tốt.
Bộ phận An ninh
Có trách nhiệm chính trong việc đảm bảo an ninh, an toàn cho khách lưu trú và cả khách đến thăm Khách sạn, nhân viên và toàn bộ tài sản của Khách sạn. Bộ phận này có thể bao gồm cả việc tuần tra xung quanh khách sạn và điều khiển các thiết bị giám sát.
Các bộ phận phối hợp tốt với nhau sẽ giúp cho khách hoạt động hiệu quả hơn (Nguồn: Internet)
Các khối/ bộ phận/ phòng ban tuy hoạt động độc lập theo chức năng công việc, vai trò và nhiệm vụ khác nhau nhưng khách sạn chỉ có thể hoạt động tốt khi tất cả phối hợp, hỗ trợ công việc với nhau.
Đình Anh Vũ, Thuật ngữ Nhà hàng Khách sạn
