Là bộ phận không trực tiếp tạo ra doanh thu, không trực tiếp làm việc với khách hàng, nhưng vai trò của bộ phận Back Office (Back Of House) được ví như “xương sống” của khách sạn. Back Office là gì mà lại đóng quan trọng trong vận hành khách sạn đến thế?
Để tạo nên một nhà hàng sở hữu chất lượng dịch vụ tốt nhất, khách sạn nhằm mang đến những trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng. Để làm được điều đó, cần có một bộ máy nhân sự ổn định cả về chất lẫn lượng tham gia quá trình vận hành khách sạn. Mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng và có sự liên kết chặt chẽ với nhau để quá trình vận hành doanh nghiệp diễn ra thuận lợi. Nếu như bộ phận Tiền sảnh – Front office được xem là gương mặt thương hiệu ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu thì Back Office được ví von là “xương sống” không thể thiếu, nếu thiếu Back Office thì bộ máy nhân sự sẽ chẳng thể vận hành trơn tru được. Vậy, Back Office là gì và có vai trò như thế nào?
Back Office là gì? Các bộ phận thuộc Back Office
Back Office (hay còn gọi là Back Of House) có nghĩa là Hậu sảnh, là bộ phận đảm nhiệm các công việc khác nhau tại nhà hàng, khách sạn, hỗ trợ Front Office nhưng không ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của đơn vị. Để bộ phận Front Office hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nhất định không thể bỏ qua vai trò của nhân sự Back Office.
Khối Back Office đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh khách sạn (Ảnh: Internet)
Khối Back Office/ Back Of House bao gồm những bộ phận nào? Hãy cùng CET khám phá ngay sau đây nhé.
Kế toán – Tài chính
Nhân sự Kế toán – Tài chính có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến chiến lược tài chính, tìm kiếm nguồn vốn để phát triển khách sạn. Cụ thể:
– Chứng minh tính hợp lý của việc sử dụng vốn kinh doanh bằng cách lập chứng từ.
– Tổng hợp các chi phí kinh doanh đúng quy định của khách sạn, nhà hàng.
– Tính toán lại từng loại dịch vụ nhằm xác định kết quả kinh doanh từng bộ phận và trong toàn nhà hàng, khách sạn.
– Lập báo cáo tài chính theo định kỳ.
– Cân đối tài chính hàng tháng, quý, năm.
– Phân tích, dự đoán, quản lý biến động tài chính, gửi báo cáo cho Ban điều hành.
Nhân sự
Bộ phận Nhân sự nằm trong khối Back Of House tại nhà hàng, khách sạn (Ảnh: Internet)
Nhân sự có trách nhiệm quản lý những vấn đề liên quan đến toàn bộ nhân sự làm việc tại nhà hàng, khách sạn. Cụ thể:
– Xây dựng nội quy, quy định, thiết lập văn hóa doanh nghiệp… sau đó ban hành, áp dụng cho toàn thể nhân viên.
– Quản lý nguồn nhân lực tại nhà hàng, khách sạn.
– Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự khi nhà hàng, khách sạn có nhu cầu bổ sung nhân lực.
– Xây dựng, triển khai thực hiện hệ thống đánh giá khả năng hoàn thành công việc.
– Xử lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, chính sách, đãi ngộ cho nhân viên.
– Tính lương, thưởng, phụ cấp… cho toàn bộ nhân sự đang làm cho doanh nghiệp.
Kỹ thuật – Bảo trì
Bộ phận Bảo trì – Kỹ thuật đảm bảo máy móc, thiết bị của khách sạn vận hành trơn tru, ổn định. (Ảnh: Internet)
Bộ phận kỹ thuật đảm bảo các loại máy móc, trang thiết bị trong nhà hàng, khách sạn luôn ở tình trạng ổn định, hoạt động tốt, giảm thiểu tối đa vấn đề sửa chữa cũng như thay mới, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Nhiệm vụ cụ thể của nhân viên Kỹ thuật – Bảo trì bao gồm:
– Kiểm tra máy móc, trang thiết bị và tài sản khác tại các phòng, khu vực tại nhà hàng, khách sạn theo kế hoạch định kỳ ngày, tuần, tháng, quý, năm.
– Đề xuất phương án bảo trì phù hợp cho từng loại máy móc, thiết bị nếu cần thiết.
– Ghi nhận tình trạng của máy móc, thiết bị tại nhà hàng, khách sạn để nhân sự trong ca khác tiện theo dõi cũng như quản lý.
– Thường xuyên bảo dưỡng, bảo hành các loại máy móc, trang thiết bị.
– Lên kế hoạch sửa chữa trong thời gian sớm nhất nếu máy móc, thiết bị có vấn đề.
Trái ngược với Front Office (Tiền sảnh) thì Back Office (Hậu sảnh) là bộ phận “hậu trường”, đứng phía sau hỗ trợ khối Tiền sảnh thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng, hiệu quả. Dù không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng nếu thiếu đi Back Office thì các nhân sự Front Office sẽ không thể hoàn thành tốt các công việc một cách trơn tru.
